Обеспечение сохранности архивных документов на предприятии, в организации: создание и методика работы, современные способы решения проблемных вопросов.

Основные темы: 

1. Нормативно-методическая база по организации и ведению архива.

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Основные правила работы архивов организаций и др.

2. Понятие архива организации. Виды архивов.

3. Положение об архиве организации.

• Основные положения.
• Штатная численность подразделения, задачи, функции, права, должностные инструкции сотрудников.
• Современные требования к положению об архиве. Проблемные вопросы.
  
  

4. Требования к помещению архива.

• Режимы хранения документов (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный).
• Размещение документов в архивохранилище (средства хранения, топографирование).
  
  

5. Обеспечение сохранности документов в архиве.

• Порядок выдачи дел из хранилища. Учетные документы. Актуальные проблемы.
• Проверка наличия и состояния документов в архиве. Оформление результатов проверки наличия дел.

 
6. Разработка положения об экспертной комиссии (ЭК) организации (задачи, функции, создание ЭК).

7. Проведение экспертизы ценности документов в организации.

• Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
• Организация экспертизы ценности документов.
• Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.  Порядок уничтожения дел.
  
  

8. Основные учетные документы архива.

• Составление архивных описей дел постоянного хранения и по личному составу: Систематизация дел в архивных описях. Разбор типичных ошибок; Составление предисловия к описи. Особенности составления описи и формирования дел; Оформление титульного листа описи.
• Составление паспорта архива организации.
   

9. Составление исторической справки организации (дополнение к исторической справке).

10. Использование документов архива. Составление и выдача архивных справок. Сроки исполнения.

 
11. Планирование работы архива. Нормы времени на работы, выполняемые в архиве.

 
12. Контроль над ведением дел  в делопроизводстве структурных подразделений архивной службой организации.
 

13. Порядок передачи дел из структурных подразделений в ведомственный архив. Составление сдаточной описи дел.
 

14. Основные требования к формированию и оформлению дел (принципы формирования).

• Нумерация дел. Разбор типичных ошибок при нумерации.
• Оформление листа-заверителя дел. Особенности составления.
• Оформление обложки дела.
• Переплет дел. Требование к картону. Типичные нарушения.
   

15. Номенклатура дел организации.

• Систематизация дел в номенклатуре дел. Типичные ошибки.
• Особенности составления номенклатуры дел.
• Составные части номенклатуры дел.
• Составление введения к номенклатуре дел.
• Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.
• Оформление итоговой записи о категориях и количестве дел заведенных в организации.

Практическое занятие по составлению номенклатуры дел структурного подразделения.
 

16. Административная и уголовная ответственность за нарушение архивного законодательства.
 

17. Создание электронного архива на предприятии.

• Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения электронных документов.
• Основные требования к системам хранения электронных документов на предприятии.
• Содержание понятий и терминов: «документ на электронном носителе, электронный документ»; учетные единицы электронных документов; определение подлинности электронных документов; обеспечение сохранности электронных документов.
• Обеспечение сохранности документов хранящихся на электронных носителях. Экспертиза ценности электронных документов. Описание документов хранящихся на электронных носителях. Уничтожение электронных документов.
• Проблемы архивного хранения информации.
• Информационные технологии в архивном деле. Использование архивных документов, информационно-поисковый аппарат.
• Виды электронных архивов: архив электронных документов, электронное хранилище документов организации.
• Принципы создания электронного архива организации.
• Методы заполнения электронного архива.
   

18. Круглый стол. Дискуссии.

19. Производственная экскурсия: Посещение Российского государственного исторического архива  Санкт-Петербурга – архива 21 века, построенного по последнему слову техники. Архив не имеет аналогов в России и является одним из лучших в Европе. Архив содержит более 6,5 миллионов  архивных дел или единиц хранения,  оборудован мобильными стеллажами, документы хранятся с учетом современных требований формирования микроклимата. 

Формат проведения: лекции, анализ ситуаций из практики участников. Каждый участник сможет задать конкретные, интересующие его вопросы в рамках заявленных модулей программы и получить квалифицированные ответы.

специалисты-практики СПбГУ «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга», практики-консультанты ОАО «Центр компьютерных разработок» по управлению автоматизированными системами,  организации электронного архива и документооборота на предприятиях.