Документационное обеспечение управления в современных условиях. Эффективные технологии в работе службы ДОУ.

Основные темы программы:

1. Современная нормативная база документационного обеспечения управления (ДОУ).

Законодательные, иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации.

Новое в нормативной базе ДОУ:  ГОСТ Р ИСО 15487-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования», Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Значение новых нормативных документов для развития и совершенствования ДОУ в государственных и негосударственных организациях.

2. Организация деятельности службы ДОУ на предприятии. Примерное положение о службе ДОУ. 

Должностные инструкции работников. Нормирование труда, расчет численности делопроизводственного персонала. Назначение, структура и содержание Инструкция по документационному обеспечению деятельности организации.

3. Совершенствование управленческих навыков руководителя службы ДОУ. Управление эффективностью службы.

• Стили управления. Природа лидерства.  Пять основных функции по этапам (стадиям) управления.
• Планирование и эффективное управление временем. Выбор и расстановка приоритетов – метод Эйзенхауэра. Основные «поглотители» времени и как с ними бороться.
• Организация рабочего процесса. Алгоритм построения деятельности. Принятие управленческих решений. Методы воздействия на персонал: конструктивная критика, поощрение и наказание – что делать нужно, а что нельзя. Технологии влияния на подчиненных и формирование необходимых моделей поведения. Организация командного взаимодействия.
• Коммуникативная компетентность руководителя службы ДОУ. Продуктивные схемы коммуникации. Трудные контакты. Правила взаимодействия с различными типами сотрудников. Эмоциональная компетентность руководителя. Сложные ситуации в деловом взаимодействии. Основные стратегии поведения в конфликте. Профилактика разрешения конфликтных ситуаций.
• Оценка и мотивация сотрудников службы. Типы внутренней мотивации сотрудников. Диагностика трудовой мотивации персонала. Виды и формы стимулирования труда. Виды нематериальных стимулов.
• Контроль в процессе управления. Функции и формы контроля.
• Создание и поддержание благоприятного психологического климата в коллективе. Психологические особенности работы в мужском и в женском коллективе. Профилактика синдромов «эмоциональное выгорание» и «производственное сгорание».
• Технологии формирования и управления личным имиджем. Стиль одежды. Невербальные  формы статусного поведения. Культура речи.

Тренинг: проведение деловой и ролевой игры, видеосъемка и видеоанализ, работа с тестами.

4. Современные требования к составлению и оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов и правила их оформления.

Практикум по оформлению реквизитов документов.

5. Составление и оформление отдельных видов документов: организационно-правовые документы (положения, правила, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (протоколы, акты, справки, сводки, докладные записки, служебные записки, деловые письма и др.), договорная документация.

Практикум по подготовке и редактированию документов.

6.Организация работы с документами. Основные принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов. Маршрутизация документооборота. Учет объема документооборота. Система электронного документооборота. Особенности организации работы с электронными документами.

7. Регистрация документов в организации. Назначение регистрации. Структура регистрационного номера документа. Информационные технологии регистрации, учета, поиска документов.

8. Контроль исполнения документов. Технология контроля. Типовые сроки исполнения документов. Анализ исполнительской дисциплины.

9. Систематизация исполненных документов и организация их хранения. Номенклатура дел организации, ее назначение, правила составления, порядок утверждения. Корректировка номенклатуры дел. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия организации, положение об экспертной комиссии. Типовые перечни со сроками хранения документов.

Практикум по подготовке номенклатуры дел предприятия.

10.  Формирование дел. Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации, государственный или муниципальный архив. Составление и оформление описей на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в т.ч. по личному составу. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Порядок передачи дел в архив.

11.  Анализ рынка СЭД и технологии выбора систем электронного документооборота (СЭД) Состояние и тенденции развития рынка СЭД. Мировые и отечественные тенденции развития систем электронного документооборота. Нормативно-методическое обеспечение автоматизации делопроизводства. Классификация и основные требования к СЭД. Функциональные возможности основных СЭД: Документум,  Company Media, Кодекс, Дело, Директум и др. Технологии выбора  и основные показатели выбора СЭД. Практические рекомендации для эффективного выбора СЭД. Особенности и эффект от внедрения систем электронного документооборота.

12. Функциональные возможности типовой СЭД. Работа с документами. Процессы обработки документов (регистрация входящих, исходящих, внутренних документов). Процесс согласования организационно-распорядительных документов, система контроля исполнения документов. Обмен данными между подразделениями. Формирование отчетов. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Проблемы сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном виде. Переход на безбумажный документооборот. Организация потокового сканирования документов. Взаимодействие руководителя и аппарата делопроизводства.

Практический пример работы СЭД.

Формат проведения семинара: групповые дискуссии, лекции, анализ трудных случаев из практики участников. В течение всего круглого стола.

Каждый участников сможет задать конкретные, интересующие его вопросы в рамках заявленных модулей программы и получить квалифицированные ответы.

практики Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД  г.Москва), практики-консультанты ОАО «Центр компьютерных разработок» по организации информационно-документационного обеспечения управления, автоматизации делопроизводства и систем электронного оборота.